Helpdesk Huisvesting

FAQ en eerste hulp bij kameraanvragen Universitaire Homes

Te ondernemen stappen?

Voorbereidende informatie?

Technische problemen bij de kameraanvraag?

"101"

Vaak voorkomende problemen

Hardnekkige problemen: Q&A

Wijzigingen na de aanvraag?

Alle helpdesks op een rijtje

Verloop van de kameraanvraag, toewijs en wachtlijst

Te ondernemen stappen?

In volgorde dien je deze stappen te ondernemen:

  1. Neem de informatie op onze webpagina's grondig door. * 
  2. Maak een account aan en bevestig je e-mailadres. 
  3. Controleer je persoonsgegevens en vul aan.
  4. Vul een gsm-nummer in.
  5. Geef een adres op. Duid bovenaan aan dat dit je correspondentieadres is.
  6. Bevestig jouw registratie.
  7. Valideer bij voorkeur jouw account met je eID of Itsme.
  8.  Start de registratie van de (vermoedelijke) opleiding voor volgend academiejaar. *
    • (Indien niet via eID of Itsme-koppeling reeds ingevuld: geef je voorgeschiedenis in.)
    • (Indien niet via eID of Itsme-koppeling reeds ingevuld: indien reeds in je bezit: laad je diploma op.)
    • Bevestig jouw voorgeschiedenis.
    • Kies het volgende academiejaar en zoek jouw (vermoedelijke) richting. *  
    • Vervolledig jouw talenkennis.
    • Geef een bankrekeningnummer op (type: "Studiegeld").
    • Vervolledig desgewenst de statistische gegevens voor onderzoek.
    • Geef desgewenst aan of je flexibel zal studeren of een speciaal statuut wenst aan te vragen.
    • Vervolledig desgewenst de statistische gegevens voor onderzoek.
    • Controleer je gegevens en kies een foto voor je studentenkaart.
    • Leg je inschrijvingsaanvraag voor.
  9. Vanaf 1 maart: zoek onder volgend academiejaar (AJ 22-23) de module voor "Kameraanvragen".
    1. Lees de landingspagina grondig na. Indien er vermeld staat "Je bent er bijna", ben je stap 8 vergeten.
      • Duid in geen geval aan dat je een hogeschoolstudent met functiebeperking bent indien dit niet het geval is.
    2. Kies om een nieuwe aanvraag voor een kamer/kamer plus/studio of voor een tweepersoonsflat (koppels) in te dienen
    3. Duid aan of je (bijna-)beursstudent zal zijn, dit wil laten onderzoeken of niet in aanmerking komt.
      • Download desgevallend het aanvraagformulier voor je prioriteitsonderzoek of dossieronderzoek.
    4. Selecteer de type wooneenheden waarvoor je in aanmerking wil komen.
    5. Versleep de homes in de volgorde van jouw voorkeur.
      • Indien we een kamer toewijzen, en jouw eerste voorkeur is niet beschikbaar, gaan we kijken naar de tweede voorkeur (etc.)
    6. Indien je "kamer" als optie hebt aangeduid, kan je desgewenst 1 of twee homes uitsluiten.
    7. Indien je een functiebeperking hebt of begeleiding wil geven aan studenten met een functiebeperking, duid dit aan.
    8. Laat het veld "opmerkingen" leeg, tenzij je een gegronde (medische) reden hebt.
      • Met diepgaandere voorkeuren dan bovenstaande opties (voorkeuren homes) zal geen rekening worden gehouden
    9. Ga akkoord met het intern reglement, de principes rond annuleringen en bevestig dat je de jou toegestuurde e-mails zal opvolgen.
    10. Dien je aanvraag in
    11. Volg je e-mails goed op.
      • Indien je documenten moet bezorgen, dan verwittigen we je via e-mail.

Prioriteit?

  1. Beursstudenten en bijna-beursstudenten krijgen een hogere prioriteit dan niet-beursstudenten. 
    • TIPS
      1. De benodigde gegevens zullen na de kameraanvraag aan de Sociale Dienst bezorgd kunnen worden.
      2. Je komt het benodigde document sowieso tegen bij je kameraanvraag in OASIS. Je kan deze meteen downloaden, maar je hoeft deze niet meteen in te vullen!
      3. Dien eerst je kameraanvraag in. Volg je e-mails goed op en bezorg binnen de twee weken het gedownloade formulier ingevuld aan de Sociale Dienst. 
  2. Een student, die zich voor de 1e keer inschrijft aan een instelling voor hoger onderwijs (=generatiestudent), krijgt een hogere prioriteit dan een ouderejaarsstudent.
    • Dit hoef je niet te bewijzen.

Onzekerheden en wijzigingen?

  1. Aanpassingen aan je kameraanvraag (home-voorkeuren, annuleringen...)
    • zijn steeds mogelijk en zonder kosten tot midden juni.
    • zijn steeds mogelijk en zonder kosten indien je je uiteindelijk niet inschrijft aan de UGent.
    • Je kan deze niet zelf aanpassen in OASIS. Gebruik de sjablonen onderaan de pagina.
    • TIP: plaats 15 juni in je agenda om wijzigingen of annuleringen tijdig door te geven.
  2. Aanpassingen aan je studiekeuze
    • zijn steeds mogelijk tot je definitieve inschrijving aan de UGent (vanaf midden augustus tot start academiejaar).
    • dit geldt ook voor studies met ingangsexamens of ijkingstoetsen: dit heeft geen weerslag op je huisvestingsaanvraag.
    • Je kan je voorlopige inschrijving zelf aanpassen in OASIS. Hou er rekening mee dat je wel een nieuwe UGent-inschrijving registreert.

(Technische) problemen bij de kameraanvraag?

"101"

  • Open een incognito-venster in (bij voorkeur) Chrome
  • Kopieer deze link in je nieuwe incognito-venster: https://oasis.ugent.be/oasis-web/registratie?target=kamer 
  • Volg de "te ondernemen stappen" zoals hierboven worden opgesomd en sla zeker geen modules over.
  • Lees alle informatie in OASIS vanaf het begin zeer grondig na en sla geen velden over. De ontbrekende factor zit mogelijk in een klein aan te duiden vinkje.

Vaak voorkomende technische problemen

  1. eID geblokkeerd of PIN-code vergeten
    • Bij het aanmaken van een account: kies om een account aan te maken via e-mail (rechts, onderaan de pagina)
    • Bij het opnieuw inloggen: contacteer helpdesk.oasis@ugent.be
  2. Wachtwoord vergeten?
  3. "Je bent er bijna"-melding
    • Controleer dat je het juiste academiejaar hebt geselecteerd (waarvoor je huisvesting wil aanvragen!)
    • Start stap "8" van de "te ondernemen stappen", zoals hierboven vermeld
    • Duid in geen geval aan dat je een student bent aan de hogeschool indien dat niet het geval is. Jouw aanvraag zal in dat geval immers worden geweigerd.
  4. Bankaccount ontbreekt
    • Zoek "Bankrekeningen" onder "Mijn Oasis" en registreer een (nieuwe) bankrekening onder het type "Studiegeld"
  5. "Identiteit is nog niet gevalideerd"
    • Je kan deze stap voor enkele weken overslaan. Er is sowieso een knop om verder te gaan zonder te valideren.
    • Volg zeker je e-mails goed op: je zal gevraagd worden om een kopie van je ID-kaart te bezorgen

Andere of hardnekkige problemen

Problemen en opvolging na de kameraanvraag

  1. Geen bevestigingsmail
  2. Wijzigingen en annuleren
  • Je kan je aanvraag gratis annuleren via . Annuleren is sowieso steeds gratis tot 16 juni.
  • Volgorde home-voorkeuren wijzigen
  • Stuur dit ingevulde sjabloon naar accommodatie@ugent.be. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven tot 15 juni.
  • Registratie rond preventiestudenten (bevestigingsmail)

Dit is een vaak voorkomende time-out fout (onze bevestigingsmail was net iets te snel de deur uit).

Je hoeft je geen zorgen te maken: wat in OASIS geregistreerd en te lezen staat, wordt meegenomen.

 3. Aanvraagformulier voor prioriteitsonderzoek kwijt

  • Bezorg dit ingevulde formulier terug aan de Sociale Dienst binnen de 14 dagen na het indienen van je kameraanvraag.

 4. Status opvolgen van mijn dossier

  • Log in op OASIS en lees de status af naast jouw aanvraagnummer. Volg je e-mails goed op: je krijgt een melding als er documenten ontbreken.

 5. Zelf nog een vraag stellen

Alle (relevante) helpdesks op een rijtje

  1. Technisch gebruik van OASIS
  2. Vragen over curriculum, examenresultaten, masterproef
  3. Vragen over her-inschrijving, studiegeld, persoonsgegevens, attesten
  4. Vragen over de kamertypes, huurprijs, huurovereenkomst...

Verloop van de kameraanvraag, toewijs en wachtlijst

Kameraanvraag indienen

  • Tot en met 1 mei kan je een kameraanvraag indienen. Hierbij wordt binnen elke prioriteitsgroep het principe van first come first served Je krijgt prioriteit als generatiestudent boven ouderejaarsstudenten, en als (bijna-)beursstudent boven niet-beursstudenten.
  • Aanvragen na 1 mei kunnen uitsluitend nog prioriteit verkrijgen na een individueel dossieronderzoek van de Sociale Dienst.
  • Controleer op de dag van je aanvraag je bevestigingsmail grondig en volg deze op.
  • Indien je prioriteit aanvraagt, bezorg dan binnen de 14 dagen na je aanvraag je aanvraagformulier voor prioriteit aan de Sociale Dienst.
  • Indien de Sociale Dienst een gesprek wenst of indien er documenten ontbreken, zal je via e-mail verwittigd worden.

(Gratis) annuleren van de kameraanvraag

  • Tot en met 15 juni is annuleren sowieso gratis. Gebruik hiervoor .
  • Annuleren is daarna in nog twee gevallen gratis:
    • indien je je uiteindelijk niet zal inschrijven voor een UGent-opleiding.
    • indien we jou nog geen huurovereenkomst via e-mail gestuurd hebben.
  • Voor een annulering nadat we je een huurovereenkomst toegestuurd hebben, rekenen we een administratieve kost aan van 75 euro.

Prioriteitsonderzoek

 Bekendmaking toewijs/wachtlijst

  • In de laatste week van juni sturen we de contracten op en maken we de wachtlijst bekend. Eerder informeren naar de stand van zaken/inschatting is helaas nutteloos.
  • De wooneenheden worden toegewezen volgens de opgegeven voorkeuren: pas als er geen wooneenheid beschikbaar is in de home van de eerste voorkeur, wordt naar de volgende voorkeur gekeken.
    De voorkeuren wijzigen is mogelijk tot 15 juni. 
  • Je krijgt twee weken de tijd om een toegestuurd contract te ondertekenen en ons terug te bezorgen. 
    Doe je dit niet, dan wordt jouw huurovereenkomst onherroepelijk geannuleerd en kennen we jouw aangevraagde kamer toe aan iemand op de wachtlijst.
  • Je kan je progressie op de wachtlijst opvragen aan ons onthaal om je kansen goed in te schatten.

Vooruitgang wachtlijst

  • Kamers van geannuleerde huurovereenkomsten en afzwaaiende huidige huurders worden doorlopend toegewezen aan de wachtlijst.
    Je kan je progressie op de wachtlijst wekelijks opvragen via ons onthaal.
  • In de eerste week van juli worden examenresultaten van de eerste zittijd bekendgemaakt. De aangevraagde kamers van studenten die op dit momenten afstuderen, kennen we toe aan aanvragers op de wachtlijst.
  • In de tweede week van juli kunnen kamers van geannuleerde aanvragen vrijkomen, die toegekend worden aan aanvragers op de wachtlijst.
  • In de tweede week van september worden examenresultaten van de tweede zittijd bekendgemaakt. De aangevraagde kamers van studenten die op dit momenten afstuderen, kennen we toe aan aanvragers op de wachtlijst.
  • Ook tijdens het jaar kunnen studenten beslissen om te heroriënteren naar bijvoorbeeld een andere universiteit of hogeschool. Ook dan wijzen we de vrijgekomen kamers toe aan de wachtlijst. Vraag regelmatig jouw plaats op de wachtlijst op aan ons onthaal.
  • Lees alle info nog even na op ugent.be/wachtlijsthomes

Start huurovereenkomst & start academiejaar

  • Op 24 september starten de huurovereenkomsten: vanaf die dag (en niet vroeger) zal je over je wooneenheid beschikken.
    Informatie zal stelselmatig worden meegedeeld op deze webpagina.
  • Op 26 september start het nieuwe academiejaar.