Uitwisseling buiten de Erasmuszone
Erasmus+ zone = 27 EU lidstaten + Noord-Macedonië, Noorwegen, Liechtenstein, IJsland, Servië en Turkije. Er kan via deze oproep eveneens geen beurs aangevraagd worden voor Zwitserland (dat een apart programma heeft).
VOOR je mobiliteit
Stap 1: najaar: informatie verzamelen
- Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, ...) over een BIRAK-mobiliteit kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
- Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (compatibiliteit met je opleiding, inhoud van je buitenlands verblijf) bij de facultaire verantwoordelijken voor internationalisering (FCI-voorzitter/medewerker).
- In het najaar organiseert elke faculteit een infosessie over uitwisseling. Tijdens deze sessie ook bilaterale raamakkoorden aan bod komen. Meer informatie kan je bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.
Nee. Eerst en vooral moet je UGent student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen in welke periode van je studie een buitenlands verblijf toegelaten is. In sommige opleidingen is het bijvoorbeeld gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op uitwisseling te gaan.
Het buitenlands verblijf in het kader van een bilateraal raamakkoord is een onderdeel van je opleiding en staat gelijk met een bepaald aantal ECTS credits. Na succesvolle afronding van je buitenlands verblijf, worden deze credits opgenomen in je Transcript of Records. Een uitwisseling buiten de Erasmuszone telt dus mee voor je diploma. Ga ook zeker na wat de voorwaarden zijn inzake GIT in je faculteit of opleiding.
- Uitwisseling buiten de Erasmuszone voor studie. Zelf een bestemming kiezen kan niet. Je faculteit stelt een lijst op met mogelijke bestemmingen. Alle bestemmingen worden vastgelegd in bilaterale akkoorden, tussen je opleiding aan de Universiteit Gent en die bepaalde opleiding aan een universiteit buiten de Erasmuszone. Je kunt dus geen plaats innemen van een andere opleiding.
Deze beschikbare "plaatsen" per bilateraal akkoord ontstonden na onderlinge afspraak tussen opleidingen. In elke faculteit is er telkens 1 professor die het overzicht bewaart van alle internationaliseringsactiviteiten van je faculteit. Hij/zij is de voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering. Hij/zij is op de hoogte van de akkoorden die de opleidingen binnen de faculteit voor het volgende academiejaar heeft afgesloten. In de meeste faculteiten is er bovendien een FCI-contactpersoon.
Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst met voor jou mogelijke bestemmingen bezorgen. De belangrijkste afspraken in dergelijk akkoord (wordt ook Cooperation Agreement genoemd) zijn:- de vrijstelling van studiegelden
- de mogelijkheid om je verworven credits over te dragen
- het aantal studenten dat per academiejaar gebruik kan maken van mobiliteit binnen dit akkoord
- Uitwisseling buiten de Erasmuszone voor stage.
- In dit geval is een bilateraal akkoord niet verplicht. Ga zeker na bij je faculteit of er een lijst van mogelijke stageplaatsen buiten Europa bestaat. Indien je een stage wil doen in het Globale Zuiden, raadpleeg dan zeker ook de website van VLIR-UOS.
- Uitwisseling buiten de Erasmuszone voor onderzoek in het kader van een masterproef.
In dit geval is een bilateraal akkoord niet verplicht. Maar pas op! Het al dan niet bestaan van een bilateraal akkoord bij onderzoek in het kader van een masterproef heeft implicaties op een mogelijke beurs!- Een bilateraal akkoord is niet verplicht voor onderzoek in het kader van een masterproef naar het Globale Zuiden in het kader van VLIR-UOS. Je kan met andere woorden een beurs krijgen van VLIR-UOS als je onderzoek in het kader van een masterproef doet naar een bestemming zonder bilateraal akkoord. Een bilateraal akkoord is ook niet verplicht voor andere bestemmingen, maar dan zal je geen beurs kunnen aanvragen.
- Indien je een beurs wil, is een bilateraal akkoord wel verplicht voor een bestemming die niet op de VLIR-UOSlandenlijst staat.
Voor meer informatie in verband met de financiering van je verblijf, zie hieronder
Lees aandachtig de richtlijnen voor je aan de slag gaat! Meer informatie over deze selectieprocedure.
Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je geld. Als student kan je ook bijklussen in het buitenland. De jobdienst of het International Relations Office van je gastinstelling kan je helpen bij je zoektocht naar een job.
Tip: ga op de website van de partneruniversiteit na of je informatie over 'cost of living' kan vinden.
Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen
Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde BIRAK-bestemming, dien je een uitwisselingsaanvraag in via de Oasis-website. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder).
De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.
Zoals bovenaan dit stappenplan vermeld, zijn er voor mobiliteit buiten Europa ook heel wat beurzen beschikbaar. Deadline voor het indienen van een beursaanvraag is jaarlijks begin maart.
Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen:
- Details over je uitwisseling
- Motivering
- Taalkennis
- Contactpersoon voor noodgevallen
- Learning Agreement (zie verder)
De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring van je faculteit.
De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de FCI-voorzitter/medewerker. Dossiers van studenten die door de faculteit geselecteerd zijn, komen bij de Afdeling Internationalisering die je gegevens doorstuurt naar de gastinstelling, de zogenaamde nominatie als BIRAK-student.
De meeste gastuniversiteiten verwachten dat je ook rechtstreeks bij de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. Dit moet je zelf nagaan.
Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde BIRAK-bestemming, dien je deze kandidatuur in bij je FCI-voorzitter/medewerker. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement vraagt (zie verder).
De deadline voor het indienen van je elektronische aanvraag ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.
Let op: de academische kalender van een instelling buiten Europa kan VOLLEDIG verschillen van de onze. Ga daarom zeker na wanneer de deadline voor aanvragen bij de partnerinstelling is. Bijvoorbeeld: in Zuid-Afrika begint het academiejaar in januari, wat bij ons overeenkomt met de examenperiode na het eerste semester.
2. Learning Agreement
Het Learning Agreement (LA) is een document waar je moet invullen welke opleidingsonderdelen je zult volgen aan de gastinstelling (studieprogramma). In het geval van onderzoek in het kader van een masterproef, vul je zeker ook de masterproefovereenkomst in. In het geval van stage buiten de Erasmuszone, gebruik je het Learning Agreement for Traineeships. Alle sjablonen zijn beschikbaar op de website van de UGent. Via Oasis kan je de beoogde activiteit in het buitenland ingeven. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je het ondertekend document (LA, masterproefovereenkomst of LA for Traineeships) afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag.
- Ga je voor 'studie' naar het buitenland, kies je voor 1 semester opleidingsonderdelen ter waarde van 30 ECTS. Wanneer je 1 academiejaar op mobiliteit gaat, kies je opleidingsonderdelen goed voor 60 ECTS. Je voorlopig studieprogramma als uitwisselingsstudent moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de te volgen procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.Wijzigingen aan dit Learning Agreement dienen zo snel mogelijk na vertrek via Oasis te worden doorgevoerd in het curriculum. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je een ondertekende versie van het document 'Changes to the Learning Agreement' afdrukken.
- Ga je voor onderzoek in het kader van een masterproef of stage buiten de Erasmuszone, contacteer zeker je FCI-medewerker voor meer richtlijnen. Je voorlopig plan voor stage of onderzoek in het kader van een masterproef moet voor vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Elke wijziging van de masterproefovereenkomst of het Learning Agreement for Traineeships moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden. Wijzigingen na aankomst in het buitenland dienen ook zo snel mogelijk te worden meegedeeld aan de FCI-medewerker of academisch uitwisselingscoördinator.
Afhankelijk van de faculteit, wordt een LA/masterproefovereenkomst/LA for Traineeships opgevraagd voor de selectie bij de initiële aanvraag voor elke mogelijke bestemming of moet je enkel een LA opmaken voor de bestemming waarvoor je geselecteerd werd.
De meeste gastuniversiteiten verwachten dat je ook rechtstreeks aan de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. De procedure moet je zelf nagaan. Hiervoor hoef je niet te wachten op de nominatie.
Belangrijk ! Het is cruciaal dat het LA/masterproefovereenkomst/LA for Traineeships voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn : de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.
Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag
De door de faculteit goedgekeurde aanvragen, komen bij de Afdeling Internationalisering. Vanaf februari nomineert - afhankelijk van het type akkoord - de Afdeling Internationalisering of de faculteit elke individuele student bij de hem/haar toegewezen gastinstelling.
De gastinstelling bekijkt het dossier en handelt de verdere procedure rechtstreeks met de student af. Mocht je nog niks gehoord hebben van je gastinstelling eind april, gelieve dan rechtstreeks met de gastinstelling zelf contact op te nemen. Je mag ons zeker ook op de hoogte brengen, zodat wij rechtstreeks de gastinstelling contacteren hoever het staat met jullie dossier.
Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure en na de goedkeuring van de gastinstelling, ben je definitief toegelaten.
De meeste gastuniversiteiten zullen onder meer willen dat je ook het Application Form invult van de gastinstelling.
Opgelet: in sommige instellingen start het academiejaar vroeger dan aan de UGent. Hierdoor is de uiterste indieningsdatum voor het Application Form ook vroeger.
Raadpleeg hiervoor de website van de gastinstelling.
Stap 4: Na toelating van de gastinstelling, start de voorbereiding voor je verblijf
In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis website bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Volgende documenten worden beschikbaar gesteld:
- Tussenkomst taalcursus UCT
Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw uitwisseling buiten de Erasmuszone, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay. - Bevestiging statuut uitwisselingsstudent
Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als uitwisselingsstudent, nuttig voor in je gastland en je visumaanvraag. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling. - Financieringsovereenkomst (indien van toepassing)
Indien je een aanvraag hebt ingediend voor een beurs en indien je aanvraag ook werd geselecteerd, zal je je beurscontract terugvinden in OASIS. Zie ook hierboven bij 'Hoe kan ik mijn Birak-verblijf financieren?'.
Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Je kan enkel een cursus volgen voor de taal of talen van je gastland.
De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus zal gebeuren in de loop van je verblijf in het buitenland, nadat je de documenten 'Financieringsovereenkomst Reisvergoeding' en het 'Confirmation of Arrival' hebt opgeladen.
Wat de ziekteverzekering betreft, moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds om zo de formaliteiten te kennen die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in in derde landen.
Voor de ongevallenverzekering van de UGent-uitwisselingsstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via mijn OASIS - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:
- Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
- Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.
- Reisbijstand: voor medische kosten, repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten. Medische kosten in het buitenland kunnen soms zeer hoog oplopen. Bovendien is goede medische zorg niet overal beschikbaar waardoor soms een evacuatie per vliegtuig of helikopter nodig is. Daarom is het voor iedereen belangrijk om voor vertrek een goede reisbijstandsverzekering af te sluiten. Contacteer in dit verband zeker ook je mutualiteit om na te gaan waar je in elk geval recht op hebt. Indien je bestemming buiten de EU ligt, dan moet je hier zeker en vast nog meer aandacht aan besteden.
Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.
Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de Afdeling Internationalisering.- Consulteer tot kort voor je vertrek de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken voor het land/de streek van bestemming; bij twijfel contacteer actueel@ugent.be.
- Houd je aan de plaatselijke richtlijnen en volg de veiligheidsvoorschriften op.
- Registreer je (indien je de Belgische nationaliteit hebt) in de tool van de FOD Buitenlandse Zaken zodat de consulaire diensten je snel kunnen opsporen of (indien je een andere nationaliteit hebt) in een gelijkaardig systeem van jouw land.
- Zorg ervoor dat je persoonlijke contactgegevens in My OASIS zijn ingevuld.
- Volg de adviezen op van de gastinstelling/stageplaats.
- Aarzel niet de nodige stappen te zetten als er zich iets voordoet. Bij mogelijke problemen doe je het volgende:
- Bij ernstige problemen contacteer de hulpdiensten. Het noodnummer 112 geldt in alle EU landen maar ook in heel wat andere landen.
- Neem zo snel mogelijk contact op met de dichtstbij zijnde ambassade/consulaat. Als je niet de Belgische nationaliteit hebt contacteer je je eigen Ambassade/Consulaat.
- Neem zo snel mogelijk contact op met de UGent (tijdens de kantooruren naar actueel@ugent.be en/of 24/24 - 7/7 op + 32 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be, ook om te laten weten dat je ok bent)
- Neem zo snel mogelijk contact op met de contactpersoon die je hebt aangeduid in OASIS.
- Zet ook de FCI-medewerker van je faculteit in cc.
- De 'acceptance letter' van je gastinstelling
- Het document 'Bevestiging statuut uitwisselingsstudent buiten Europa' (beschikbaar in OASIS)
Vraag ook of je een visum met 'multiple entries' kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op de website van de FOD Buitenlandse zaken.
Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee of bewaar ze op je laptop of een USB-stick.Reizen naar een bestemming buiten Europa kan strenge douaneregels met zich mee brengen. Consulteer daarom zeker de website van het Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.
- Vaccinaties
- Verzamel alle mogelijke info over de vaccinaties die je reeds hebt gehad: je hebt misschien een vaccinatiekaart liggen (of misschien wordt die wel bijgehouden door je ouders), of contacteer je huisarts. Doe dit in elk geval tijdig (minstens 8 weken voor vertrek) zodat er voldoende ruimte is voor vaccinaties die meerdere inspuitingen vergen.
- Maak de nodige afspraken om je vaccinaties in orde te maken: Je huisarts kan je de meeste vaccinaties zelf toedienen met uitzondering van het vaccin tegen Gele Koorts. Dit laatste kan enkel door een centrum dat hiervoor erkend is (zoals het Tropisch Instituut in Antwerpen en de Travel Clinic van het UZ Gent).
- Reisapotheek
- Zorg op zijn minst voor een minimale reisapotheek in functie van je bestemming. Zo een reisapotheekje wordt des te belangrijker naarmate je op je bestemming minder toegang hebt tot goede gezondheidszorg. Online info
- Bespreek dit ook met je huisarts of een arts van de reiskliniek. Voor bepaalde medicatie heb je trouwens een voorschrift nodig. Hou ook rekening met de bewaaromstandigheden van bepaalde medicatie. Focus op de belangrijkste zaken, het is immers ook niet de bedoeling dat je een hele koffer vol verband en pillen moet meesleuren.
- Denk aan voldoende muggen-werende maatregelen indien je naar zuiderse of tropische landen trekt.
- Tijdens je reis kan je zelf ook veel doen om niet ziek te worden: vermijd onnodige risico's en besteed voldoende aandacht aan hygiëne, niet alleen op het vlak van persoonlijk hygiëne (in het bijzonder het wassen van de handen voor en na eten en toiletgebruik) maar ook voor wat betreft eten en drinken (Cook it, boil it, peel it or forget it!), seksuele contacten, etc.
- Bijzondere voorzorgen: indien je zwanger zou zijn of je hebt reeds bepaalde gezondheidsproblemen waarvoor je al dan niet behandeld wordt, contacteer dan zeker je huisarts om dit te bespreken.
- Extra info kan je terug vinden in volgende brochures:
- Indien je reis verloopt in het kader van een stage, dan kan je ook terecht bij het Departement Medisch Toezicht van de UGent. Contacteer je het stagesecretariaat voor meer info hierover. Zie ook https://www.ugent.be/student/nl/studeren/stage/medische-info-stage Let wel: dit geldt enkel voor stagestudenten, niet voor uitwisselingsstudenten of masterthesisstudenten!
- Houd regelmatig contact met vrienden en familie (sociale media!).
- Hou een dagboek/blog van je ervaring bij; schrijf op hoe je je voelt.
- Zorg voor voldoende beweging en hou je lichaam en geest actief.
- Leer de lokale taal & cultuur / leer iemand daar jouw taal & cultuur kennen.
- Word lid van sociale groepen en expatclubs; ontmoet mensen die hebben meegemaakt wat je doormaakt / Sluit je aan bij een lokale studentenorganisatie.
- Als het toch te hoog zit: neem geen overhaaste beslissingen, neem de tijd om te wennen aan de verschillen.
TIJDENS je mobiliteit
Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS de buitenlandse studieperiode?
Helaas blijkt het in de praktijk soms anders en start het tweede semester aan de gastuniversiteit vroeger of later. Als het semester later start is er geen probleem; start het vroeger, dan kan je eventueel met de examinatoren aan de UGent afspreken om je examens enkele weken vroeger af te leggen (indien haalbaar). Hierin dient steeds het Onderwijs- en Examenreglement van de Universiteit Gent te worden gevolgd. Indien dit niet haalbaar is, dan meld je aan de gastuniversiteit dat je pas halfweg februari kan starten. De meeste universiteiten maken hier geen probleem van.
De evaluatie en quotering van uitwisselingsstudenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat vaak afwijkt van het UGent-systeem. De behaalde buitenlandse studieresultaten worden echter door de facultaire examencommissie ingepast in het definitieve UGent-eindresultaat. Hiervoor kan je ook het Onderwijs- en Examenreglement raadplegen.
Neem in elk geval vóór je terugkeer naar de UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.
- aarzel niet om je Facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering.
- Aan UGent is er ook permanentie voorzien die je 24/24 en 7/7 kan bereiken via 0032 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be
- Bij ziekte of ongeval je mutualiteit/verzekeringsmaatschappij contacteren
- Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren, dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be.
- Volg steeds de richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten of je gastinstelling. Duid ook een ICE nummer aan in je GSM. ICE is de afkorting van 'In Case of Emergency'. Dit is een persoon (vader, moeder, vriend of vriendin) die als eerste moet gecontacteerd worden mocht er iets met jou voorvallen
- Hou zeker ook contact met je medestudenten
- Wanneer je te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag (pesten, agressie of ongewenste intimiteiten) kan je contact opnemen met de vertrouwenspersoon van UGent. Elke werkdag tussen 9 en 12 uur via 09 264 82 82 of via vertrouwenspersoon@ugent.be (discretie verzekerd en je krijgt uiterlijk volgende werkdag antwoord)
NA je mobiliteit
Stap 6 - Welke formaliteiten moeten er gebeuren na terugkeer?
Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.